Trasabilitate în depozit: cum urmărești marfa de la recepție la livrare

Trasabilitate în depozit înseamnă mai mult decât să știi ce cantitate de marfă există în stoc și unde se află. Pentru multe operațiuni logistice trebuie să poți răspunde rapid și la întrebări precum: de unde a venit produsul, când a fost recepționat, din ce lot face parte, prin ce locații a trecut, cine l-a manipulat și în ce comandă a fost livrat.
Această capacitate de a reconstitui istoricul unui produs, lot, palet sau număr serial reprezintă baza unui sistem modern de trasabilitate.
GS1 tratează trasabilitatea ca pe un proces bazat pe identificarea obiectelor care trebuie urmărite, captarea evenimentelor prin care acestea trec și schimbul informațiilor relevante între participanții din lanțul logistic.
GS1 Global Traceability Standard definește principiile și cerințele necesare pentru construirea unui sistem coerent de trasabilitate în supply chain.
În interiorul depozitului, un sistem WMS poate lega aceste informații de operațiunile fizice efectuate asupra mărfurilor, construind un istoric care începe la recepție și continuă până la expediere.
Pentru o prezentare a modului în care această funcționalitate este implementată în Crosspoint, poți consulta și pagina dedicată
trasabilității mărfurilor în depozit.

Trasabilitate nu înseamnă doar „unde se află produsul”

Localizarea stocului este doar una dintre componentele trasabilității.
Dacă sistemul arată că există 120 de bucăți dintr-un articol în locația A-03-02, avem o informație despre stoc și locație.
Trasabilitatea începe atunci când putem răspunde și la întrebări precum:

• din ce recepție provin cele 120 de bucăți;
• cine este furnizorul;
• ce lot și ce termen de valabilitate au;
• când au intrat în depozit;
• dacă au fost mutate anterior;
• cine a efectuat operațiunile;
• ce verificări de calitate au fost efectuate;
• dacă o parte din acel lot a fost deja livrată;
• către ce clienți și prin ce comenzi;
• ce cantitate din lot mai există în stoc.

Prin urmare, trasabilitate în depozit presupune legarea între ele a mai multor evenimente logistice, nu doar afișarea poziției actuale a unui produs.

Ce informații trebuie urmărite pentru o trasabilitate completă?

Nivelul necesar de detaliu diferă în funcție de industrie, produse și procese, însă un sistem de trasabilitate poate utiliza mai multe tipuri de identificatori și informații.

Articolul sau SKU-ul

Este nivelul de bază al identificării. Sistemul știe ce produs intră în depozit, este mutat, colectat sau expediat.
Pentru multe activități însă, trasabilitatea doar la nivel de SKU nu este suficientă.

Lotul

Produsele provenite din aceeași producție sau recepție pot fi urmărite separat prin numărul de lot.
Acest lucru permite, de exemplu, identificarea tuturor locațiilor în care se găsește un anumit lot și a comenzilor în care au fost utilizate produse din acel lot.

Numărul serial

Pentru produsele care trebuie identificate individual, trasabilitatea poate coborî până la nivelul fiecărei unități.
Un număr serial permite urmărirea unui produs specific chiar dacă alte produse identice din același SKU se află în depozit.

Paletul sau unitatea logistică

În multe depozite, mișcarea fizică nu se face produs cu produs, ci la nivel de palet, container sau altă unitate logistică.
Identificarea unică a acesteia permite asocierea produselor cu unitatea logistică și urmărirea acesteia prin recepție, depozitare, mutări, picking sau expediere.

Locația

Fiecare eveniment trebuie să poată fi asociat, atunci când este relevant, cu locația în care s-a desfășurat.
Astfel poate fi reconstituit nu doar istoricul administrativ al stocului, ci și traseul fizic parcurs prin depozit.

Documentul și partenerul comercial

Recepțiile, comenzile, avizele, transferurile și documentele de transport oferă contextul comercial al mișcărilor fizice.
Prin integrarea WMS cu ERP și cu celelalte sisteme ale companiei, operațiunea desfășurată în depozit poate fi asociată documentului care a generat-o.

Utilizatorul și momentul operațiunii

Pentru o trasabilitate operațională reală trebuie să existe și răspunsul la întrebările:
Cine? Când? Ce a făcut? Asupra cărui stoc?
Înregistrarea utilizatorului, datei și orei transformă istoricul stocului într-un instrument util pentru investigații, audit și analiza proceselor.

Cum se construiește trasabilitatea de la recepție la livrare

Trasabilitatea nu este o operațiune separată efectuată la final. Ea se construiește succesiv, prin înregistrarea evenimentelor care apar pe tot parcursul fluxului logistic.

1. Recepția mărfurilor

Primul punct critic este momentul în care marfa intră în depozit.
În funcție de produs și de cerințele companiei pot fi înregistrate:

• articolul;
• cantitatea;
• furnizorul;
• documentul de recepție;
• lotul;
• numărul serial;
• data fabricației;
• termenul de valabilitate;
• caracteristici sau statusuri de calitate;
• paletul sau unitatea logistică.

Dacă informațiile necesare nu sunt capturate corect la recepție, ele devin dificil sau chiar imposibil de reconstruit ulterior.
De aceea, trasabilitatea începe în practică în momentul identificării mărfii, nu atunci când apare o problemă.

2. Put-away și depozitarea

După recepție, produsele sunt repartizate către locațiile de depozitare.
Un WMS poate înregistra legătura dintre produs, lot sau palet și locația în care acesta este plasat.
Dacă paletul este mutat ulterior, locația actuală se modifică, dar istoricul operațiunilor trebuie păstrat.
În acest fel sistemul poate răspunde atât la întrebarea:
„Unde este marfa acum?”
cât și la:
„Pe unde a trecut această marfă?”
Această diferență este esențială între simpla evidență a stocurilor și trasabilitate în depozit.

3. Mutări și replenishment

Stocul poate trece prin numeroase locații înainte să ajungă într-o comandă.
De exemplu:
Recepție → zonă tampon → rezervă → locație de picking → consolidare → expediție
Fiecare transfer reprezintă un nou eveniment de trasabilitate.
În cazul replenishment-ului, sistemul trebuie să păstreze legătura dintre stocul transferat din zona de rezervă și lotul, paletul sau caracteristicile sale inițiale.
Mutarea fizică nu trebuie să întrerupă lanțul informațional.

4. Picking-ul

În momentul pregătirii unei comenzi apare o altă asociere importantă:
Stocul fizic → comanda clientului
Sistemul poate înregistra ce articol, lot, serie sau palet a fost colectat și pentru ce comandă.
În industriile în care există termene de valabilitate, pot fi aplicate reguli precum FIFO sau FEFO, astfel încât alegerea stocului să respecte strategia stabilită.
Din perspectiva trasabilității însă, elementul esențial este altul: după efectuarea picking-ului trebuie să poată fi stabilit exact ce stoc a intrat în fiecare comandă.

5. Consolidarea și expedierea

Înaintea livrării, produsele colectate pot fi consolidate în colete, paleți sau expediții.
Trasabilitatea trebuie să păstreze legătura dintre:
Produs → lot/serie → comandă → colet/palet → expediție → client
După ieșirea mărfii din depozit, istoricul nu își pierde utilitatea.
Dimpotrivă, devine esențial dacă apare ulterior o reclamație, un retur, o neconformitate sau necesitatea identificării unui anumit lot.

Trasabilitatea înainte și înapoi

Un sistem bine construit trebuie să permită interogarea informațiilor în ambele direcții.

Trasabilitate înapoi

Pornind de la un produs sau o livrare putem determina:
Client → comandă → produs → lot → recepție → furnizor
Este utilă atunci când trebuie investigată proveniența unui produs sau cauza unei probleme.

Trasabilitate înainte

Pornind de la un lot recepționat putem determina:
Furnizor → recepție → lot → stoc → comenzi → clienți
Această perspectivă devine foarte importantă atunci când este identificată o problemă cu un anumit lot și trebuie stabilit rapid unde mai există produse și unde au fost deja livrate.

De ce este importantă trasabilitatea loturilor?

Să presupunem că un furnizor notifică depozitul că lotul L240815 al unui produs trebuie verificat.
Fără un sistem de trasabilitate în depozit, echipa poate fi obligată să confrunte recepții, fișiere Excel, documente de livrare și informații din mai multe aplicații.
Cu datele corect legate între ele, interogarea pornește direct de la lot.
Pot fi identificate:

1. recepția prin care lotul a intrat;
2. cantitatea inițială;
3. locațiile în care există stoc;
4. eventualele mutări;
5. cantitatea deja consumată sau livrată;
6. comenzile în care lotul a fost utilizat;
7. clienții către care au plecat produsele;
8. operatorii și operațiunile implicate.

Problema nu mai este căutarea informației, ci decizia care trebuie luată pe baza ei.

Trasabilitatea este importantă și pentru controlul calității

Trasabilitatea nu urmărește doar deplasările.
Un lot sau un palet poate trece prin diferite stări:
Recepționat → în verificare → acceptat → blocat → eliberat pentru livrare
Într-un sistem WMS, starea stocului poate fi asociată cu operațiunile logistice, astfel încât produsele neconforme sau aflate în verificare să poată fi separate de stocul disponibil.
Istoricul permite ulterior să se stabilească:

• când a fost identificată problema;
• ce stoc a fost afectat;
• ce decizie a fost luată;
• cine a efectuat modificarea;
• când a fost eliberat sau respins stocul.

Astfel, trasabilitatea devine și o bază pentru procesele de control al calității.

Trasabilitatea și cerințele de reglementare

Necesitatea trasabilității diferă semnificativ de la o industrie la alta.
În sectorul alimentar, de exemplu, legislația europeană stabilește explicit cerințe privind trasabilitatea alimentelor, furajelor și ingredientelor pe parcursul etapelor de producție, procesare și distribuție.
Regulamentul (CE) nr. 178/2002 stabilește inclusiv obligația operatorilor de a putea identifica furnizorii și companiile către care au fost furnizate produsele relevante.
În alte industrii, nivelul necesar poate varia de la urmărirea loturilor până la serializarea individuală a produselor.
Din acest motiv, nu există o singură configurație de trasabilitate potrivită tuturor depozitelor.
Sistemul trebuie proiectat în funcție de riscul, valoarea, caracteristicile și obligațiile asociate produselor gestionate.

Rolul WMS-ului în trasabilitatea depozitului

Un WMS nu creează valoare doar prin stocarea unei baze de date cu loturi și locații.
Rolul său este să lege mișcarea fizică de tranzacția informatică.
Operatorul scanează sau confirmă operațiunea, iar sistemul înregistrează evenimentul corespunzător:
Ce obiect → din ce locație → în ce locație → prin ce operațiune → la ce moment → de către cine
În timp, aceste tranzacții formează istoricul operațional al mărfii.
Un WMS configurat corespunzător poate permite interogarea stocurilor și istoricului după criterii precum articol, lot, număr serial, palet, locație, document, furnizor, client, utilizator sau momentul operațiunii.

Poate WMS-ul să ofere singur trasabilitate completă?

Nu întotdeauna.
WMS-ul controlează în primul rând evenimentele logistice care se desfășoară în zona sa operațională.
Dar produsul poate avea un istoric mult mai lung:
Furnizor → producție → transport → depozit → distribuție → client
Pentru trasabilitatea întregului lanț, informațiile trebuie transferate între sistemele și organizațiile implicate.
De aceea pot deveni necesare integrări între:

• ERP;
• WMS;
• MES;
• TMS;
• sisteme de control al calității;
• furnizori;
• operatori 3PL;
• clienți sau distribuitori.

WMS-ul reprezintă astfel o componentă foarte importantă a lanțului de trasabilitate, dar trasabilitatea end-to-end este rezultatul continuității datelor între toate etapele relevante, nu al unei singure aplicații.

Exemplu practic: trasabilitate între producție și depozit

Un exemplu relevant este implementarea Crosspoint la ALKA.
Integrarea dintre WMS și ERP a permis generarea unor identificatori unici pentru paleții predați din producție, astfel încât produsele recepționate la capătul liniei să își păstreze identitatea în fluxurile ulterioare.
Ulterior, extinderea soluției către zona materiilor prime a permis construirea trasabilității pe un traseu mai larg, de la aprovizionare și materie primă până la produsul finit livrat.
Poți vedea mai multe detalii în
studiul de caz WMS ALKA.
Acest exemplu evidențiază un principiu important: trasabilitatea devine cu atât mai valoroasă cu cât informația rămâne conectată între procese și sisteme.

Cum verifici nivelul de trasabilitate din propriul depozit?

Un test simplu este să alegi aleator un lot sau un produs și să încerci să răspunzi rapid la câteva întrebări:

• Când a intrat în depozit?
• De la ce furnizor?
• Prin ce document?
• Unde se află acum?
• Prin ce locații a trecut?
• Cine a efectuat operațiunile?
• Ce cantitate mai există?
• Din ce comenzi a făcut parte?
• Căror clienți le-a fost livrat?
• Au existat blocări sau verificări de calitate?
• Poți obține toate aceste informații dintr-un singur sistem?

Ultima întrebare este adesea cea mai importantă.
O companie poate deține toate datele necesare și totuși să aibă o trasabilitate în depozit slabă dacă informația este fragmentată între documente, foi de calcul, ERP, aplicații independente și evidențe manuale.
Trasabilitatea reală nu înseamnă doar existența datelor. Înseamnă posibilitatea de a le corela și utiliza rapid.

De la evidența stocului la istoricul complet al mărfii

Un depozit bine controlat trebuie să știe ce are în stoc și unde se află marfa.
Un depozit cu trasabilitate poate merge însă mult mai departe: poate explica cum a ajuns fiecare produs în poziția respectivă și ce s-a întâmplat cu el pe parcurs.
Recepția, depozitarea, mutările, replenishment-ul, picking-ul și expedierea nu mai sunt operațiuni independente. Ele devin evenimente succesive din același istoric logistic.
Pe măsură ce numărul de articole, loturi, locații, clienți și operațiuni crește, menținerea manuală a acestor legături devine din ce în ce mai dificilă.
Un sistem WMS permite ca trasabilitatea să fie construită chiar în timpul execuției operațiunilor, nu reconstruită ulterior din documente.

Ai nevoie de trasabilitate mai bună în depozit?

Crosspoint WMS poate fi configurat pentru urmărirea produselor, loturilor, numerelor seriale, paleților, locațiilor și operațiunilor pe întregul flux din depozit.
Vezi cum funcționează trasabilitatea mărfurilor în Crosspoint WMS →